– Saisie des temps / source : BDM –
La saisie des temps est très souvent utilisée par les entreprises de conseil, associations, cabinets, bureaux d’études ou ESN, etc. pour piloter les projets et facturer les clients. Sans les bons outils, elle peut devenir une contrainte, et mettre à mal la gestion des projets et leur rentabilité.
La saisie des temps permet d’avoir une meilleure visibilité sur l’activité réelle des équipes. Cette transparence facilite l’optimisation des coûts et de la rentabilité, mais aussi l’identification des tâches chronophages. Elle contribue à une gestion plus fine des ressources humaines, en aidant les managers à ajuster les charges de travail, éviter les surcharges et concentrer les efforts sur les tâches à forte valeur ajoutée.
C’est aussi un outil d’analyse important pour prendre des décisions sur les différents projets en cours : ajuster les plannings, prévoir des recrutements ou encore améliorer les processus internes. Cette vision chiffrée et rigoureuse de la réalité des tâches et des projets est indispensable pour un pilotage optimal.
La saisie des temps est aussi un enjeu important pour de nombreuses entreprises pour tout ce qui est lié à la facturation. Une saisie rigoureuse des temps est essentielle pour une facturation juste, notamment dans les entreprises où le temps passé est directement lié au chiffre d’affaires.
Sans une vision précise sur le temps passé, il est très compliqué de mesurer la rentabilité des projets et des missions. Une saisie des temps permet d’analyser les écarts entre le temps budgété par rapport au temps réellement passé sur le projet, d’identifier les tâches chronophages et de mettre en place des ajustements pour optimiser les processus.
Un suivi fiable permet de détecter les déséquilibres dans la répartition des tâches, et d’identifier précisément les surcharges ou sous-charges de travail. Plus globalement, cela permet une bonne planification des projets, ce qui joue aussi sur le bien-être des collaborateurs, qui travaillent dans un environnement sans « rush » non anticipé.
C’est aussi un bon moyen d’anticiper les besoins en recrutement, et notamment les besoins en intérim. Par exemple, dans un cabinet d’expertise comptable, il est possible d’identifier les pics d’activité, comme lors de la période fiscale, et d’ajuster les équipes ou les plannings en conséquence.
Un suivi précis des temps est aussi un moyen efficace de renégocier les contrats, en justifiant réellement les temps passés sur chaque projet.
Un tel outil offre un suivi précis des heures passées sur chaque projet, permettant d’identifier les écarts entre les prévisions et la réalité, qu’il s’agisse de délais ou de budgets. C’est évidemment aussi un très bon moyen de suivre l’état d’avancement du projet et donc d’identifier les retards ou dépassements de budget.
Un outil de gestion du temps devient aussi très vite central pour justifier les temps facturés aux clients, et leur montrer comment le temps passé impacte le coût facturé. Dans la gestion de projets, un outil de saisie du temps améliore l’anticipation des coûts et des délais, et permet une meilleure analyse des marges et de la rentabilité.
Certains outils permettent aussi d’automatiser la facturation, ce qui réduit les risques d’erreur et fait gagner un temps précieux aux équipes. Une saisie des temps bien gérée permet de prendre de meilleures décisions stratégiques et opérationnelles . Les données collectées permettent de suivre des indicateurs de performance tels que des calculs de rentabilité et d’identifier les axes d’amélioration.
Lorsque les temps ne sont pas correctement saisis, cela peut entraîner une perte directe de chiffre d’affaires et de rentabilité, notamment pour les entreprises qui facturent au temps passé. Des heures non enregistrées, ce sont des heures non facturées. Le pilotage des marges devient aussi très hasardeux sans une gestion du temps rigoureuse.
Une mauvaise gestion des délais peut aussi être très risquée pour l’entreprise, et notamment pour sa réputation et sa fidélisation des clients. À terme, l’entreprise perd en compétitivité face à des concurrents mieux organisés et plus agiles sur leur gestion des coûts.
Extraits d’une interview de Marguerite de Baillenx, de chez Tempolia.
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