Pourquoi la gestion documentaire est un levier essentiel de la productivité des entreprises

– Gestion documentaire / source : BDM –

Souvent encore négligée par les entreprises, la gestion documentaire (GED : gestion électronique des documents) est pourtant un enjeu clé pour la productivité des entreprises. En facilitant l’accès aux documents et en fluidifiant les processus, elle devient un outil indispensable pour gagner du temps, de l’efficacité, de la sécurité et de la conformité.

Comment une solution de gestion documentaire peut-elle améliorer concrètement la productivité d’une organisation ?

Une solution de gestion documentaire (GED) améliore la productivité d’une organisation en facilitant l’accès rapide et centralisé aux informations, réduisant ainsi le temps de recherche. 

Elle améliore la collaboration grâce au partage facile de documents et au contrôle des versions, évitant les erreurs liées aux versions obsolètes. 

La sécurité est renforcée par des contrôles d’accès et une traçabilité des actions, assurant la conformité aux réglementations.

Les processus sont automatisés, réduisant les délais et les erreurs humaines, et les notifications aident à gérer les tâches. La réduction des documents papier diminue les coûts d’impression et de stockage. 

Les solutions de sauvegarde garantissent la continuité des activités, et l’accès à distance facilite le télétravail et la mobilité des employés.

Quelles économies de temps peut-on espérer en implémentant une solution de GED ?

Voici quelques chiffres concrets pour illustrer les gains de temps potentiels avec l’utilisation d’une GED.

1. Réduction du temps de recherche de documents :

• Avant la GED : en moyenne, un employé peut passer environ 20 % de son temps à chercher des documents papier. Pour un employé travaillant 40 heures par semaine, cela représente environ 8 heures par semaine.
• Avec la GED : le temps de recherche peut être réduit à quelques minutes par jour. Supposons une réduction à 30 minutes par semaine, cela représente un gain de plus de 7 heures par semaine par employé.

2. Automatisation des processus :

• Avant la GED : le traitement manuel des factures peut prendre environ 10 à 15 minutes par facture.
• Avec la GED : l’automatisation peut réduire ce temps à environ 2 à 3 minutes par facture. Pour une entreprise traitant 100 factures par semaine, cela représente un gain de 700 à 1 200 minutes par semaine (jusqu’à 20 heures par semaine).

3. Accès rapide et simultané aux documents :

• Avant la GED : si un document est consulté par plusieurs employés, le temps d’attente peut s’accumuler. Si chaque document est consulté par 3 employés et que chaque consultation dure 10 minutes, cela représente 30 minutes par document.
• Avec la GED : les documents peuvent être consultés simultanément, éliminant le temps d’attente. Pour 50 documents consultés par semaine, cela représente un gain de 1 500 minutes par semaine (soit 25 heures par semaine).

4. Archivage et récupération simplifiés :

• Avant la GED : l’archivage manuel peut prendre environ 5 minutes par document.
• Avec la GED : l’archivage automatisé peut réduire ce temps à 1 minute par document. Pour 100 documents archivés par semaine, cela représente un gain de 400 minutes par semaine (soit environ 7 heures par semaine).

En résumé, l’utilisation d’une gestion documentaire peut permettre de gagner jusqu’à plusieurs dizaines d’heures par semaine, en fonction du volume de documents et des processus spécifiques de l’organisation. 

Ces gains de temps peuvent se traduire par une augmentation significative de la productivité et une réduction des coûts opérationnels.

Quels sont les risques pour les entreprises qui ne prennent pas ce virage de la digitalisation de leurs documents et workflows ?

Les risques sont multiples : perte de temps dans le traitement des documents, erreurs humaines, risque d’absence de mise en conformité notamment par rapport au RGPD et aux normes ISO, risques liés à la sécurité des documents (documents perdus, volés, falsifiés).

Une solution de GED est-elle pertinente seulement pour les grandes entreprises ?

Une solution de GED s’adresse aussi bien aux PME qu’aux grands groupes, dès lors qu’ils ont une volumétrie importante de documents à archiver et à traiter. 

Des gains de temps importants peuvent être réalisés pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, la sécurité étant un sujet essentiel, cela touche aussi bien les PME que les grands groupes.

Avec une GED, les documents sont accessibles partout, à tout moment, permettant ainsi une continuité des activités, y compris en télétravail et à distance.

Décideurs, DSI & DRH de Corrèze et de Nouvelle-Aquitaine, l’équipe de l’Entreprise Numérique se tient à votre écoute pour vous présenter une solution de gestion documentaire structurante et universelle permettant de centraliser les informations et de bâtir une véritable organisation numérique. Contactez-nous !